Verlies jij de controle op je mailbox of besteed je teveel tijd aan je mailprogramma?
Ik geef je graag advies om minder tijd aan e-mail kwijt te zijn!
Je inbox leeg krijgen en houden is en blijft een uitdaging… want het bijhouden van je mailberichten is een tijdrovende klus!
Er is uit onderzoek gebleken dat een gemiddelde mail-gebruiker maar liefst 28% van zijn werktijd kwijt is. Dat zijn 13 weken in een jaar!
Hieronder staan 6 handige tips die jou zullen helpen om je mailbox op orde te krijgen en te houden!
-
Het uitzetten van je mail
Waarschijnlijk de meest radicale oplossing. Het niet openen van je mailprogramma. Afleiding en verleiding spelen geen rol, alleen tijd om te focussen op het echte werk.
-
Het uitzetten van je e-mailmelding of alarm.
Wanneer jij van elke e-mail een melding krijgt, word je afgeleid en kun je je niet concentreren op je andere taken.
Daarom is het verstandig je meldingen uit te zetten tijdens het werk of andere bezigheden. Zo’n alarm haalt je focus weg van datgene dat je probeert af te maken.
Hierdoor ontstaat er drukte in je hoofd, wat die volle mailbox alleen maar erger maakt. - Het sorteren van je mailberichten.
Sorteren is ons van kleins af aan geleerd. Ook met mail werkt dit goed. Je maakt een paar van je vrije momenten mailmomenten en werkt zo rustig je mail door. Mails die snel te beantwoorden zijn doe je direct, de mailberichten waar meer tijd in gaat zitten, plan je in voor een later moment. Je kunt natuurlijk je eigen tijdsindeling bepalen maar het is belangrijk om niet constant je mailbox te checken.
-
Gebruik Evernote als back-up van mailberichten.
Ben jij Evernote gebruiker? Maak dan slim gebruik van je Evernote mail om bepaalde mailberichten door te sturen naar je Evernote account om te bewaren of om later te lezen. Zoals bijvoorbeeld vluchtgegevens, abonnementsbevestigingen, hotelreserveringen etc.|
Is het online programma Evernote jou nog onbekend? Dit programma is een aanrader voor het vergroten van je effectiviteit en de verbetering van je timemanagement. Je kunt Evernote hier downloaden. -
Maak regels of filters (Rules)
Veel mailprogramma’s maken het mogelijk om regels ‘rules’ in te stellen. Dit is een vereenvoudiging om alle berichten van je social media als Twitter, Facebook en LinkedIn in één mailmap binnen te laten komen. Voor de Gmail gebruikers staan deze onder filters en er zijn 4 standaard door Google ingesteld.
-
Maak een extra e-mail box
Ook handig om je mailbox georganiseerd en leeg te houden is om alle mail van je abonnementen en nieuwsbrieven op een ander mailadres binnen te laten komen. Via Yahoo en Gmail is dit binnen een paar minuten geregeld, zoals bijvoorbeeld NieuwsbrievenPaula@gmail.com. Vervolgens stel je bij ‘rules/filters’ in dat deze nieuwsbrieven in een aparte folder worden geplaatst met de naam Nieuwsbrieven.
-
Unsubscribe (uitschrijven van Nieuwsbrieven)
Kijk eens kritisch naar je reclame, zijn deze spam-mails echt nodig? Veel nieuwsbrieven zijn overbodig en vervuilen je mailbox. Het is handig om een aparte folder aan te maken voor de nieuwsbrieven, die je wilt blijven ontvangen en door het maken van een regel automatisch naar deze map te laten doorsturen. Wanneer je tijd hebt kun je de nieuwsbrieven die je niet meer wilt ontvangen opzeggen door op de unsubscribe regel onderin te klikken. Vind je hier geen link? Verwijder het document dan naar de SPAM-folder.
Veel succes met het overzichtelijk houden van je mailbox!
Gratis social media advies
Heb je belangstelling voor tips en adviezen voor het gebruik van Social media ?
Je kunt mij volgen op Facebook , Twitter , LinkedIn , op mijn LinkedIn Companypage of op mijn Google Bedrijfspagina.
